Onze aanpak

Bij veel organisaties neemt het team bestuur-, directie- en managementondersteuning een bijzondere plaats in. Direct verbonden aan en werkend voor het bestuur of de directie én in een directe verbinding met externen, klanten en de organisatie. Dit vraagt bijzondere aandacht voor positionering, rollen en werkwijze. Ondersteuners vormen vaak gezamenlijk een team, maar werken ten dienste van andere opdrachtgevers, waaronder directies, bestuurders en leidinggevenden van andere organisatieonderdelen.

De positie van ondersteuningsteams

De manier van werken binnen een secretariaat kan sterk verschillen. Bij bestuurs- en directiesecretariaten is soms nog sprake van één-op-één ondersteuning van een directeur, manager of bestuurder. Steeds vaker werken ondersteuningsteams voor de gehele organisatie en meerdere managers en/of bestuurders. Brede inzetbaarheid, uitwisselbaarheid en onderlinge vervanging geven flexibiliteit en efficiency. Dit vraagt veel van de secretaresses en managementassistenten.

Kwaliteitsimpuls van leidinggevende

Ondersteuningsteams hebben niet altijd een eigen leidinggevende. Wie leiding geeft aan het secretariaat is per organisatie verschillend en kent in de praktijk vele varianten. In sommige gevallen heeft één van de secretaresses een coördinerende taak. Vaak is de leidinggevende een manager die ook andere afdelingen aanstuurt, die het secretaressevak niet kent en op een andere locatie is gehuisvest.

Regelmatig ontstaat er een ongemakkelijke driehoek tussen de secretaresses, de leidinggevende van het secretariaat en de bestuurder/directeur die ondersteund wordt door de secretaresses. De secretaresses werken intensief voor bijvoorbeeld een manager of directeur, terwijl hij/zij niet hun leidinggevende is. Leidinggevenden van het secretariaat zien de secretaresses niet altijd in de dagelijkse werkomstandigheden acteren. Wie beoordeelt dan en hoe? Wie bepaalt welke werkzaamheden belangrijk zijn en hoe er gewerkt wordt? Dit vraagt dus ook een andere vorm van leidinggeven.

De stuwende kracht achter Public Support Advies

Linda Warmerdam is per 1 januari 2017 directeur van Public Support & More en sinds 1 september 2017 directeur Public Support Advies. Eerder was zij werkzaam als adviseur & interimmanager en gedurende tien jaar manager bij verschillende gemeenten. Haar ervaring ligt in cultuur- en verandertrajecten, beleidsontwikkeling en dienstverlening.  

Wie beoordeelt er? Wie bepaalt welke secretaresse voor welke directeuren of bestuurders werkt? Waar ontstaat het initiatief om de structuur of werkwijze van een secretariaat te wijzigen? Hoe liggen de relaties tussen de secretaresses onderling en met andere secretariaten?

In ons advies behandelen we de zes veel voorkomende issues rond secretariaten:

  • 1. Positionering
  • 2. Organisatie
  • 3. Leidinggeven
  • 4. Bezetting kwalitatief
  • 5. Bezetting kwantitatief
  • 6. Invloed en betrokkenheid

“Iedere medewerker verdient
een gepassioneerd en deskundig leidinggevende.”

Paul Kokkeler, senior adviseur Public Support Advies.

TOP referenties

psy-refkaartPublic Support werkt samen met 275 gemeenten en een
80-tal overheids-
instanties. Bekijk de
kaart voor de
volledige refe­-
rentielijst.

TOP referenties

Public Support werkt samen met 275 gemeenten door heel Nederland. Bekijk de kaart voor de volledige refe­rentielijst.